Почта на своём домене: почему ваши письма попадают в спам и как это исправить

«Мы отправили счёт, а клиент не получил» — почти всегда это не почта клиента, а ваша: письма уходят с домена, который получатели не могут проверить, и попадают в спам.

Как почтовые серверы решают, спам это или нет

Gmail, Mail.ru и корпоративные серверы проверяют три вещи: разрешено ли этому серверу отправлять письма от вашего домена (SPF), подписано ли письмо ключом домена (DKIM) и что делать, если проверки не прошли (DMARC). Плюс репутация IP-адреса отправителя и содержимое письма.

Пять причин, по которым письма не доходят

1. Нет SPF/DKIM/DMARC-записей или они настроены с ошибкой — самая частая причина.
2. Почта на общем хостинге. Сотни сайтов шлют письма с одного IP; если один из них спамит, репутацию теряют все.
3. Рассылки с рабочей почты. Массовая отправка с корпоративного ящика — быстрый путь в чёрные списки.
4. Бесплатный ящик в подписи компании. Письма с @gmail.com «от имени ООО» выглядят подозрительно и для фильтров, и для клиентов.
5. Взломанный ящик. Простой пароль без двухфакторной защиты — и с вашего домена уходит спам, домен попадает в списки.

Что делать

• Завести почту на своём домене с корректными DNS-записями — это делается один раз при настройке.
• Использовать сервер с чистой репутацией и выделенным IP, а не общий хостинг.
• Включить двухфакторную аутентификацию и антиспам на входе.
• Для рассылок использовать отдельный сервис и поддомен, чтобы не портить репутацию основного домена.
• Проверить доставляемость: отправить письма в Gmail, Mail.ru и Outlook и посмотреть заголовки — все три проверки должны быть «pass».

Почему это важнее, чем кажется

Счёт, попавший в спам, — задержка оплаты на неделю. Коммерческое предложение в спаме — потерянная сделка. Письмо о смене реквизитов, которое клиент не увидел, — риск, что он заплатит мошенникам по поддельному письму, которое как раз дошло.

Как это устроено в MyCloud

Корпоративная почта на вашем домене с сервером в Ташкенте: SPF, DKIM и DMARC настраиваем при подключении, проверяем доставляемость, включаем антиспам и 2FA. Ящик 10 ГБ — 1 000 сум в день. При переезде с Google или Mail.ru консультируем и помогаем перенести письма — без остановки почты.